Conrad

E-Güven: (4/100)

HESAP ÖDEME VE ELEKTRONİK HESAP

T.C.
ATATÜRK ÜNİVERSİTESİ
ERZURUM MESLEK YÜKSEK OKULU
TURİZM OTELCİLİK PROGRAMI







HESAP ÖDEME VE ELEKTRONİK HESAP TAKİBİ SEMİNER ÇALIŞMASI









HAZIRLAYAN

Yılmaz DEMİR





SEMİNER YÖNETİCİSİ

Arş.Gör.Abdullah KAHRAMAN















ERZURUM 2001

İÇİNDEKİLER



SUNUŞ 3
KONUK HESAPLARININ TAKİBİ 4
Ön Kasada Bulunması Gereken Donanımlar 4
Konuk Hesaplarının Kayıt Sistemleri 4
Manuel Sitem 4
Mekanik Sistem 5
Bilgisayar Sistemi 5
Ön Kasa Ofisinde Tutulan Belgeler 5
Folio 5
Folio Numarası Takip Defteri 6
Fatura Takip Föyü 7
Döviz Alım Bordrosu 7
Döviz Hasılat Raporu 8
Ön Kasa Avans Formu 9
Ödeme Fişi 9
Ön Kasa Alındısı 10
İade Fişi 10
Tashih (Düzeltme) Formu 11
İndirim Formu 11
Günlük Kasa Föyü 12
KONUK HESAPLARININ ÖDENMESİ 12
Konuk Hesaplarının Ödenme Şekilleri 13
Nakit ile ödeme 13
Şahsi Çek İle Ödeme 13
Seyahat Çeki İle Ödeme 13
Kredi Kartı İle Ödeme 13
Acente veya Firma Ödemeleri 13
Kredili Hesaplar 14
ELEKTRONİK HESAP TAKİBİ 14
Elektronik Hesap Takibinde Bilgisayar Sistemi 14
Mikro Sistemler 14
Makro Sistemler 15
Main Frameler 16
E.F.T.(Elektronik Fon Transferi) 16
KAYNAKLAR 17
SUNUŞ


Günümüz otel işletmelerinin geleceğe yönelik sağlıklı planlar yapılabilmesi, tüketici tatminini

en üst düzeyde tutabilmesi ve işletmenin sürekliliğini koruması açısından sağlıklı bir muhasebe

sistemine sahip olması kaçınılmazdır.

Bu anlamda günümüz teknolojisi geniş olanaklar tanımaktadır.Bir zamanlar veri yığınlarını

işleyerek işletmenin satış politikalarını oluşturan raporlar hazırlamak, muhasebe kayıtlarını

yapmak ve özellikle birimler arası iletişimi sağlamak büyük oranda işgücü, kırtasiye ve zaman

gerektirirken günümüz bilgisayar teknolojisi sayesinde her şey saliselerle ölçülebilen bir hızla ve

minimum hata ile gerçekleştirilebilmektedir.Elimizdeki kaynakta, otel işletmelerinde geçmişten

günümüze hesap ödeme ve takibi detaylara boğulmadan anlatılmak istenmiştir.

Özellikle savunma sanayiinden ev kullanıcılarına kadar çok geniş bir yelpazede hizmet veren

bilgisayar teknolojisinin, hizmet üreten otel işletmelerine yansımasını ve faydalarını görmek

açısından da bu kaynağın faydalı olacağı inancındayım.






























KONUK HESAPLARININ TAKİBİ

Otellerde konuk hesaplarının takibi ön kasa birimi tarafından yapılmaktadır.Ön kasa birimi

genel olarak ön büro departmanına bağlı olarak çalışmakla birlikte kimi otellerde muhasebe

departmanına bağlı olarak da çalışabilmektedir.Yine yaygın olarak büyük otellerde ön kasa

birimi ayrı olmakla birlikte günümüzde resepsiyon ve ön kasa görevlisi tek olarak

çalışmaktadır. Ön kasa konukların hesaplarının açılması, harcamaların takip edilmesi,

hesapların kapatılması ve gece muhasebesinin yapılaması işlemlerinin tümünü kapsar.Bütün

bu işlemlerden de anlaşılacağı gibi ön kasanın güvenilir ve emin olması gerekir.Ayrıca yine

bu işlemleri gerçekleştirebilmek için bazı donanımlara ihtiyaç duyar.

*ÖN KASADA BULUNMASI GEREKEN DONANIMLAR
KASA MAKİNESİ
FOLİO HAVUZU
PARA KASASI
DÖVİZ PANOSU
DÖVİZ KONTROL CİHAZI
YAZAR KASA
BİLGİSAYAR DONANIMI

KONUK HESAPLARININ KAYIT SİSTEMLERİ

Genel olarak otellerde konuk hesapları, işletme yapısına bağlı olarak manuel, mekanik ve

bilgisayar sistemli olarak üç şekilde takip edilmektedir.

MANUEL SİSTEM

Fazla personel gerektirmediği için kar amacı güden küçük otel işletmelerinde kullanılan bir

sistemdir.Bütün kayıtlar elle (manuel) olarak tutulur.Oldukça basit olmakla beraber hesap

kayıtları her konuk için düzenlenen folio ve tüm konukların hesaplarının tutulduğu main

courrante adı verilen harcama toplamlarının oda ve departman ayrımı yapılarak tek tek

işlendiği bir defter yardımıyla tutulmaktadır.Konuk harcamaları diğer departmanlarda

adisyonlara yazılır ve konuğa imzalatılır.Daha sonra bu adisyonlar foliolara oradan da main

courrante defterine işlenir.Defter toplamı ile foliolar toplamı sık sık kontrol edilerek işlemler

yapılırken dikkat edilmelidir.Görevli folioya kayıt yapmadan önce isim, imza ve oda numarası

bilgilerini kayıt kartından kontrol etmelidir.İşlenen adisyonların bir nüshası folionun arkasına

iliştirilir, diğer nüshası da ön kasada muhafaza edilir.




(*) NEVZAT ERASLAN, ÖN BÜRO, ÖZGÜL TİPO OFSET MATBACILIK,ISPARTA-1999- SYF: 119
MEKANİK SİSTEM

Mekanik sistemde hesap kayıtları makinelerin tuşları yardımıyla daha basit ve daha kısa bir

sürede yapılmaktadır.Folio ve adisyon isim imza ve oda numarası kontrolu yapıldıktan sonra

makineye sokulur ve şayet ilk kayıt yapılıyorsa bu bilgiler titizlikle girilir.Daha sonra harcama

miktarı ve harcamanın yapıldığı bölümün (restoran,telefon,bar vb.) tuşuna basılarak tutar ve

harcamanın yapıldığı bölüm aynı anda folio ve adisyona işlenmiş olur.Folioya kayıt yaparken

aynı zamanda makinenin içindeki kayıt rulosuna da otomatik kayıt yapılmış olur.Bakiye

tuşuna basıldığında konuğun ödemesi gereken en son tutar bakiye sütununda gözükür.

BİLGİSAYAR SİSTEMİ

Bilgisayarla hesapların kayıt işlemleri kullanılan programa göre değişiklik göstermekle
beraber. Genellikle farklı iki kayıt, sistemi kullanılmaktadır.

Birincisi, adisyonlar ön kasaya geldikten sonra, bilgisayar menüden kayıt yapılacak konuğun

oda numarası verilerek folio ekrana çağrılır. Harcama yapılan bölümün kod numaraları ve

harcama miktarları yazılarak f'olioya kayıt yapılır. Otelde harcama yapılan bölümlerin kod

numaraları daha önceden kodlanmış olur. İkincisi ise, otelde bilgisayar terminalleri kurulur.

Konukların harcama yaptıkları her bölümdeki terminal aracılığı ile konukların harcamaları

direkt olarak folioya aktarılır. Ön kasada bulunan terminalden konuğun ne kadar ödeme

yapacağı anında bilinir.


*Ğünümüzde; kıyı otellerimizde artık nakit para ile harcama kalmış yerine kart sistemi

kullanılmaktadır. Konuklar otele geldiklerinde otel yönetimi tarafından belirlenmiş miktarda

parayı peşin kasaya yatırarak otel içindeki harcamalarında kullanalabilecekleri (bankamatik

kartları gibi) elektronik kartları alırlar. Bu kartlarda gizli olarak konuğun oda numarası, adı-

bildiği şifre verilir.


ÖN KASA OFİSİNDE TUTULAN BELGELER


FOLİO:Konukların Otelde yaptıkları harcamaların kayıt edildiği hesap kartıdır.İki veya üç

nüsha olarak düzenlenir.Bir nüshası müşteriye diğer nüsha işletmede kalır.Şayet hesap

ödemesi kredi kartı ile yapılmışsa üçüncü nüsha kredi kartı merkezine gönderilir.şekilde

görülen folio makineli sistemde kullanılan bir foliodur.Manuel veya bilgisayarlı sistemde

değişik foliolar kullanılabilir.




(*) NEVZAT ERASLAN, ÖN BÜRO, ÖZGÜL TİPO OFSET MATBACILIK,ISPARTA-1999- SYF: 121


............ OTELİ
Seri No : A
Sıra No : 1152
TARİH İZAHAT BORÇ ALACAK BAKİYE























MAKİNELİ FOLİO FORMU


....................OTELİ Seri No : A
Sıra No : 2436
MASTER FOLİO

Tur : .................................................. ............................ Tarih :........................
ANLAŞMALAR
.......... Single .............................TL. .........................Breakfast................ ............TL.
.......... Double............................ TL. .........................Lunch.................... .............TL.
.......... Trilple............................. TL. .........................Dinner................... .............TL.
.......... Suite............................... TL. Arranjmanlar .................................TL.
...........Bedelsiz

Geliş Tarihi :............................................ Geliş Saati : .................................................. .........
Gidiş Tarihi : .......................................... Gidiş Saati :................................................. ...........
A / C Hesaba :
Ekstra Folio :
Acenta Komisyonu :................................................. .................................................. .............................

1. Gün 2. Gün 3. Gün 4. Gün 5. Gün 6. Gün 7. Gün
Muhasebeleşme
Room %
Breakfeast %
Lunch %
Dinner %
TOPLAM
İLAVE
TOPLAM


ELLE TUTULAN MASTER FOLİO




FOLİO NUMARASI TAKİP DEFTERİ:Foliolar seri sıra numaralı ve resmi

oldukları için kaybedilmemeleri gerekir. Muhasebe servisinden ön kasaya zimmetli verilen

folioların düzenli bir şekilde saklanabilmesi için bu defter tutulur.



................. OTELİ

FOLİO NUMARASI TAKİP DEFTERİ
FOLİO NO SOYADI - ADI ODA NO MEMUR İZAHAT





Folyo numarası takip defteri







FATURA TAKİP FÖYÜ:Faturalarda foliolar gibi onaylı ve resmi oldukları için

kaybedilmemeleri amacıyla defter veya föy şeklinde kullanılabilirler




..........OTELİ
FATURA TAKİP FÖYÜ
Date:..../..../........
Oda No Fatura No Konuğun İsmi Tutarı TL.
Room Nr İnvoce Nr Guest and Travel Agency Name Account TL.









TOPLAM
Düzenleyen/Prapared By Kontrol Eden/Controller





............ OTELİ No : ..........................

DÖVİZ ALIM BORDROSU Tarih : .......................

Soyadı :
SATIN ALINAN DÖVİZİN – EFEKTİFİN

Adı :
Cinsi
Miktarı
Kur
TL. Karşılığı

Uyruğu :





Pass.No :





Ver. Yer. :






Yalnız .................................................. .................................................. ...................TL.


Res. İmza



DÖVİZ ALIM BORDROSU:Konukların dövizlerini yada efektif dövizlerini Türk

Lirasına çevirmek istediklerinde kullanılan formdur.İki nusha olarak düzenlenir.Bir nushası

konukta diğeri ön kasada kalır.


DÖVİZ HASILAT RAPORU:Ön kasada Türk Lira’sına çevrilen dövizlerin tümünün

ana kasaya tesliminde kullanılan formdur.İki nusha olarak her şift devir tesliminde düzenlenir.

Bir nüshası dövizlerle birlikte ana kasa veya muhasebeye gönderilir.Diğeri ön kasada kalır.



..........OTELİ
İİ

GÜN :.............................
Düzenleyen:.................. MESAİ:............................
İŞ İİ İ ŞĞ İİ İ















TOPLAM

DM:................... HLF:.................. CAN $ :...................
$ :................... AS :................. DİĞER :..................
SF:................... FF :.................

ÖN KASA AVANS FORMU:Muhasebeden genelde döviz bozma işlemleri için ön

kasaya verilen avanslarda kullanılan belgedir.Gereken nüsha kadar düzenlenir.





.............. OTELİ
ÖN KASA AVANS FORMU

TARİH : ...../...../..........
MİKTAR
AÇIKLAMA : .................................................. .................................................. .
.................................................. .................................................. ...........................
İNFO : ................................................

TESLİM EDEN TESLİM ALAN





ÖDEME FİŞİ:Otelde konuk adına harcama yapılacağı zaman doldurulan fiştir.İki nusha

olarak düzenlenir.Bu fiş kasiyer tarafından konuğun foliosuna işlenir.Konuk hesabı kapatırken

bu ödemenin toplam tutarını da kasaya öder.





.................. OTELİ
ÖDEME FİŞİ
PAID OUT

TUTARI / AMOUNT : ODA NO / ROOM NO :
ADI / NAME :
AÇIKLAMA / EXPLANATION : .................................................. ...................
.................................................. .................................................. ............................
.................................................. .................................................. ............................
.................................................. .................................................. ............................

TARİH / DATE : ...../...../.......... İMZA / SIGNATURE : ..........................



ÖN KASA ALINDISI:Konuklardan otele girişte veya diğer zamanlarda ödeme

alındığında kullanılan formdur.Üç nusha olarak düzenlenir.Bir nüshası konuğa diğeri

muhasebeye gönderilir.








...................OTELİ
ÖN KASA ALINDISI
F/O CASH RECEIPT

Tarih / Date : ...../...../.........


TL: No: 5398

YALNIZ / IN WOROS : .................................................. ................TL. dir.
KİMDEN / FROM :
AÇIKLAMA / EXPLANATION : .................................................. ............................
.................................................. .................................................. ...................................

Front O / F Cashier






İADE FİŞİ:Konuklarda daha önce alınmış depozitoların iadesinde kullanılır.Konuk check

out yaparken önceden ödeme yapmış ve alacaklı durumda ise bu fiş bir nusha olarak

düzenlenerek konuğa imzalatılır ve ön kasada saklanır.Konuğa borçlu olunan miktar ödenir.




...........OTEL No:000652
İADE FİŞİ
REBATE

TARİH / DATE : ....../....../..........
İSİM / Name :....................................... ODA / Room Nr :..............................

İZAHAT / Explanation TUTAR / Amount









----------------------- ---------------------
ONAY / Approved İmza / Received









TASHİH(DÜZELTME) FORMU:Foliolarda yapılan hatalar düzeltildiğinde bu form

iki nüsha olarak düzenlenir.




------------ OTELİ

TASHİS ( DÜZELTME ) FORMU
CORRECTİON FORM
Tarih : ...../ ...../..........

Oda
No Folio
No Adı - Soyadı Departman İzahat Tuar F / O
Onayı









TOPLAM TUTAR

G.M. ONAY :




İNDİRİM FORMU:Otel işletmelerinde otel politikası gereği bazı konuklara indirim

uygulanacağı zaman bu form kullanılır. İki nusha olarak düzenlenir ve otel müdürü tarafından

imzalanır.Formda belirtilen indirimler konuk ödeme yapacağı zaman uygulanır.


..........OTELİ
İNDİRİM FORMU
DISCOUNT FORM

Folio No : ................ No : 001265
Tarih : ...............
Oda No : ................


TL.

Yalnız .................................................. .............................................TL. dir.

Remark............................................ .................................................. .............
.................................................. .................................................. ....................
.................................................. .................................................. ....................
.................................................. .................................................. ....................
.................................................. .................................................. ....................

FRONT CASHIER GUEST AUTHOREZED





GÜNLÜK KASA FÖYÜ:Ön kasada yapılan tahsilat ve ödemelerin sırasıyla işlendiği

formdur.Günlük olarak tanzim edilir.Her gün sonunda toplamlar alınarak ertesi güne devir

eden bakiyeler bulunur.Kasa defteri dışında günlük işlemlerin yazıldığı bir cetveldir.




..........OTELİ

KASA FÖYÜ Tarih : ....../...../............
Gün : ..........................

Düzenleyen : ............................................. Mesai Saati : ............................

GELİRLER GİDERLER
Oda
No Folio
No Fatura
No İzahat Tutar İzahat Tutar










TOPLAM TOPLAM

DEVİR BAKİYE .................................................. .................................................. .............................
.................................................. .................................................. .................................................. ......



KONUK HESAPLARININ ÖDENMESİ

Öncelikli olarak konuk hangi ödeme şeklini kullanacak olursa olsun ön kasa ya elen konuğa

öncelikli olarak şu sorular sorulmalıdır.
Konuk sıcak bir şekilde karşılanır,oda numarası sorularak folio bulunur ve konuğun ismi tekrar
edilir.
Konuğa son yarım saat içerisinde harcama yapıp yapmadığı sorulur.Şayet harcaması var ise
konuk fazla bekletilmeden gerekirse ilgili bölümden telefonla bilgi almak suretiyle harcamanın miktarı folioya dahil edilir.
Folio toplamı konuğa söylenerek hesap kesinleştirilir.
Konuğun ödeme şekli bilinmiyorsa nazikçe sorulur ve ödemenin şekline göre gerekli işlemler
yapılarak konuğun hesabı tahsil edilir.
Folionun ve faturanın üzerine ödendi damgası basılır.
Konuk usule uygun bir şekilde uğurlanır.




(*) NEVZAT ERASLAN, ÖN BÜRO, ÖZGÜL TİPO OFSET MATBACILIK,ISPARTA-1999- SYF: 122

KONUK HESAPLARININ ÖDENME ŞEKİLLERİ


NAKİT İLE ÖDEME

Konuğun borçlu olduğu miktar tahsil edilerek ödendi damgası vurulan folionun bir nüshası

konuğa verilir.Şayet ödeme önceden yapılmış ve konuk alacaklı konumda ise iade fişi

düzenlenerek konuğa alacaklı olduğu miktar iade edilir.

ŞAHSİ ÇEK İLE ÖDEME

Otel işletmeleri açısından biraz riskli ve tercih edilmeyen bir yöntemdir.Çek kabul

Edilmeden önce mutlaka bankadan provizyon alınmalıdır.Eğer şahsi çek daimi müşterilerden

birine ait veya arkasında firma-acente garantisi varsa yine kabul edilebilir.Diğer işlemler nakit

ödeme şeklindeki gibidir.


SEYAHAT ÇEKİ İLE ÖDEME

Bankadan karşılığı peşin ödeme yapılarak alınan tutarı üzerinde yazılı olan uluslar arası

ödeme vasıtasıdır.Seyahat çeklerinin çalınması veya kaybolması durumlarında ilgili banka

müşteriye 24 saat içerisinde geri ödeme yapar bu yüzden paradan daha kıymetli ve kullanım

alanları geniştir.Konuk seyahat çeki ile ödeme yaparken;

Seyahat çekinin ikinci imza hanesi konuğa imzalatılarak çekteki diğer imza ile karşılaştırılır.
Çekin arkasına konuğun pasaport numarası yazılır.
Diğer ödeme işlemleri uygulanarak konuğun hesabı kapatılır.

KREDİ KARTI İLE ÖDEME

Kredi kartı konuktan alınır.Geçerlilik süresi ve konuğun ismi folio ile karşılaştırılarak

kontrol edilir.Daha sonra kredi kartı provizyon makinesinden geçirilerek tutar

yazılır.Makineden çıkan onaylı slip müşteriye imzalatılır.Diğer işlemler uygulanarak hesap

kapatılır.

ACENTE VEYA FİRMA ÖDEMELERİ

Bu tip ödemelerde hesap kapatılmadan önce ilgili yazışmalar tekrar gözden geçirilerek

konuğun acente veya firma tarafından ödenmeyecek harcamaları varsa konuktan tahsil edilir.

Bu tip durumlar için çoğunlukla ayrı bir folio açılır.Şayet açılmamışsa foliodan acente veya

firmanın ödeyeceği miktar çıkarılarak hesaba kaydedilir.Kalan kısım ise belirtildiği gibi

konuktan tahsil edilir.



KREDİLİ HESAPLAR

Konuğun mal ve hizmeti peşin ödememesi veya check-out sırasında ödemeksizin daha

sonra ödemek üzere fatura edilmesine denir.Bu konumdaki kişi veya firmalarla kredi

sözleşmesi yapılmalıdır.Şayet ödemeyi başka kişi veya firmalar yapacaksa ödeme mektubu

istenmelidir.Konuklara tanınan kredi limiti otel yönetimi tarafından belirlenir.Kredi hesapları

her gün kontrol edilerek limit aşım durumlarında konuk limit listesine kayıt yapılır.eğer otel

yönetimi isterse bu tip durumlarda limit yükseltilmesi yoluna gidebilir.Kimi zaman bu

durumdaki konukların odasına not gönderilerek ödeme yapması sağlanır.Limit aşım

durumunda olan konuk iyi takip edilmeli,hesabını kapatmadan otelden ayrılmasını

engelleyecek tedbirler alınmalıdır.


ELEKTRONİK HESAP TAKİBİ


Sayılarla ilgili işlemler, bilgisayarların en uygun olduğu uygulamaların başında gelmektedir.
Hesapların organizasyonu işi, birçok otel kuruluşunda bilgisayar kullanımının en büyük
kısmını oluşturmaktadır.*Gerçekten de, bir işin devam edebilmesi için, nakit akışının büyük
önem arz ettiği bir ortamda, hesapların yürütülebilmesi ve sonuçların çabuk bir şekilde elde
edilmesi en küçük işletmeden en büyüğüne kadar, en önemli bir iş olarak görülmektedir.Günümüz
otellerindeki bilgisayar ağları sayesinde konuk hesapları her an ödenmeye hazır olarak takip
edilebilmektedir.Öyle ki bu donanımlar sadece hesap takibiyle kalmayıp aynı zamanda departmanlar
arası her türlü bilgi alışverişini ve otel idaresi için gerekli raporları anında sunabilmektedir.Yine
elektronik fon transfer terminalleri vasıtasıyla ödemeye yönelik sorunlarda ortadan kalmıştır.

ELEKTRONİK HESAP TAKİBİNDE BİLGİSAYAR SİSTEMİ
Genel olarak bilgisayar sistemlerini üç başlık altında incelemek mümkündür.Bunlar mikro
sistem, makro sistem ve main frame’ dir.
MİKRO SİSTEMLER

Kullanımı kolay, ucuz ve işgal ettiği alan azdır. Bu tip sistemlerde genel olarak ön büro ve

arka büroda bulunan iki bilgisayar network ile birbirine bağlanarak veriler



*BRUCE BRAHAM, OTEL VE MUTFAK ENDÜSTRİSİNDE BİLGİAYAR SİSTEMLERİ, AJANS TÜRK MATBACILIK, ANKARA-1995,SYF:146

işlenmektedir.Büyük sistemlerdeki gibi ilgili departmanlarda bilgisayar terminali

olmadığından bilgi almak ve hesapların izlenmesi daha zor olmaktaydı; ancak günümüzün en gözde

mesleği olan bilgisayar programcılığının yaygınlaşması sayesinde yapılan amatör veya profesyonel

programlarla artık bu sistemlerle de verim almak mümkün olmuştur.

MAKRO SİSTEMLER

Makro sistemler bir ana bilgisayar ve birçok terminal satış noktası ile terminal bilgisayardan

oluşur.Yaygın olarak kullanılan sistemlerdir.Yaygınlaşmalarında ucuzlayan PC (Personel Computer-

Kişisel Bilgisayar) ve ek konfigürasyon fiyatları en önemli etkendir. Modüler olmaları sebebiyle

geliştirilmeleri (Upgrate) ve arıza durumunda değiştirilmeleri kolaydır. Büyük sistem (Main Frame)

üreticileri bile PC donanım (hardware) ve yazılımları (software) üretmeye ve internet ağları üzerinden

müşteri hizmetleri vermeye başladığından yazılım güncelleştirilmeleri (Update) yapmak da mümkün

hale gelmiştir. Bu Sistemlerin merkezlerinde otel kapasitelerine ve bağlanacak terminal sayısına göre

seçilen server (Sunucu) bilgisayar ile terminallerinde (Uç birimleri) yer yer PC’ler ile terminal satış

noktası adı verilen birimler bulunur. Server’ler aslında donanım ve yazlım olarak güçlendirilmiş

PC’lerdir. Terminal PC’ler minimum konfigürasyonla oluşturulur ve bulundukları yere göre

konfigürasyonu değişebilir. Örneğin ön bürodaki otel oda krokileri ile yer tahsisi yapan ve bunu server’a

ileten PC’nin geniş ve iyi çözünürlüklü bir grafik ekranı olmasına rağmen barda sadece basit bir terminal

PC’si olabilir. Terminal satış noktaları sırf bu maksatla geliştirilmiş ufak ileti noktalarıdır. POS (Point on

sale-Satış noktası) terminaller gibi çalışırlar. Otelin havuz, sauna, masaj salonu, spor kompleksi gibi

ünitelerindeki mal ve hizmet satışlarında sadece kimlik, satış bedeli ve zaman bilgilerini server’a

iletirler. Bu sistemin kurulu olduğu otellerde klavyeden bilgi girişini minimuma düşürmek için manyetik

kartlar kullanılmaktadır. Manyetik kartlar konuklara otele girişlerinde verilmekte olup konuk check- out

yapıncaya kadar bu kartlarla otelden istifade etmektedir. Oda kapıları bile bu kartlarla açılabildiği gibi

ön ödemeli plastik para uygulamaları da yapılabilmektedir.

Terminal satış noktaları ve terminal PC’lerden gelen tüm konuk ve satış bilgileri her an server’da

değerlendirilmekte muhasebe kayıtları denetlenebilmekte ve satış istatistikleri alınabilmektedir. Server

genelde muhasebede olmakla beraber muhasebe için ayrıca bir terminal PC kullanılmaktadır. Bu

bilgilerin güvenli muhafazası için bir gerekliliktir. Muhasebe kayıtlarıyla ilgilenen operatör server’dan

sadece konuk bilgilerine erişebilmekte ancak değiştirememektedir.

Terminal satış noktaları ve terminal PC seçiminde done satılan mal ve hizmet çeşitliliğidir. Tek

çeşit mal veya hizmet satan ünitelerde sadece terminal satış noktaları kullanılabilir. Ancak 80 çeşit

alkollü içkinin satıldığı bar işletmesinde terminal PC kullanmak yerinde olur. Burdaki terminal PC

server’a sadece konuk kimliği satış bedeli ve zamanı bilgilerini ilettiği halde bar işletmesi için aynı

zamanda bir stok kontrol hizmeti verir, satış istatistiklerine göre doğru alımların yapılmasına olanak
tanır.


MAİN FRAME’LER

Çok büyük ve oldukça pahalı sistemler olduklarından otelcilik sektöründe pek kullanılmazlar.

Ayrıca bakım ve edinim zorluklarından dolayı tercih edilmezler. Bu sistemlerin yerini bir çok PC’nin

birbirine bağlanmasıyla oluşturulan makro sistemler almıştır.


E . F. T. (ELEKTRONİK FON TRANSFERİ)

Otel ve kuruluşlarının geleneksel metotlarla işletilmelerinde değişmekte olan bir nokta da
nakit para tahsili ile ilgili işlerdir. Çeklerin karşılıklarının alınabilmesi için beklemek ve
günlerce önceden ödeme talep etme işlemleri artık sona ermiştir. *'Plastik Para'nın gelişiyle
müşteriler hesaplarını anında ödeyebilmektedirler. Bilgisayar çağı, büyük kağıt dağları
oluşturan resmi işlemleri ortadan kaldırmıştır. Bu kağıtların ülke içerisinde sağa sola
taşınması veya hesabın tahsil edildiği nokta ile kredi kartı firmaları arasındaki koşuşturmaca
ortadan kalkmıştır.Artık bunlar direk bağlantılarla yapılabilmektedir.Kredi veya borç
ödemelerinin yapılması olayında meydana gelen gelişmeler, EFTPOS terminallerinin
geliştirilmesi ile mümkün olabilmiştir. Bunlar, geleneksel metotlarda yer alan kartlar
vasıtasıyla para tahsil etmenin birçok riskini ortadan kaldırmıştır.Bir EFTPOS terminalinin
kullanımı oldukça basittir. Otele gelen bir müşteriye nasıl ödeme yapmak istediği sorulur.
Eğer cevap ödeme kartı veya kredi ise, resepsiyon memuru kartı terminalin kart
okuyucusundan 'süpürerek' geçirir. Bu sistem, günlük olarak, her an değişen bilgileri, -ana
bilgisayardan veya kontrol merkezinden sağlanan-geçersiz, kaybolan veya çalınan kartların
listesini tutar (bu liste günlük ve otomatik olarak ana bilgisayar tarafından her an girilebilen
bilgiler ile birlikte hazır olacaktır.). Eğer müşterinin kartı bu tür bir listede .geçiyorsa,
terminal ilgili mesajı görüntüleyecektir. Örneğin, 'KARTIN SÜRESİ GEÇMİŞ' gibi. Kartın
listede olmaması durumunda ise, -ki bu kartların büyük bir çoğunluğu için geçerli olacaktır-
Toplam fatura kasiyer tarafından hesaplanıp makineye girilir. Makineden çıkan onaylı slip
konuğa imzalatılır ve bir sureti verilir.Diğer suret anlaşmalı bankadan tahsil edilmek üzere
muhafaza edilir.Değişik prensipte EFTPOS sistemleri olmakla birlikte artık günümüzde
on-line sistemler kullanılmaktadır. On-line sistemlerinde, terminal ana bilgisayarla her işlem
yapılacağında, bağlantıya geçer. Ardından, paranın aktarılması için gerekli izni vererek,
kartlardan bu miktarları düşer.




*BRUCE BRAHAM, OTEL VE MUTFAK ENDÜSTRİSİNDE BİLGİAYAR SİSTEMLERİ, AJANS TÜRK MATBACILIK, ANKARA-1995,SYF:122

KAYNAKLAR

NEVZAT ERASLAN, ÖN BÜRO, ÖZGÜL TİPO OFSET MATBACILIK,ISPARTA-1999


BRUCE BRAHAM, OTEL VE MUTFAK ENDÜSTRİSİNDE BİLGİAYAR SİSTEMLERİ,

AJANS TÜRK MATBACILIK, ANKARA-1995

__________________